Oggi le necessità di un’azienda nell’ambito della gestione dei documenti non sono più confinate solo all’interno, ma riguardano sempre più spesso il mondo esterno. 

Nonostante siano molti i flussi documentali che un’azienda indirizza verso l’esterno, ancora non è maturata la propensione del business ad utilizzare strumenti digitali che possono permettere di ottimizzare i processi e contenere i costi. 

I principali rapporti e scambi documentali tra azienda e “mondo esterno” possono riguardare stakeholder come clienti, fornitori, partner, agenti di vendita, filiali, a volte gli stessi dipendenti, nel caso di aziende strutturate con personale numeroso. 

Per soddisfare tutte queste esigenze il team di DocLife ha da tempo progettato e ingegnerizzato DocHub, il modulo di DocLife che permette di implementare un portale verso l’esterno, configurabile con modalità di interazione e processi che si adattano al tipo di interlocutori a cui è rivolto.  

I casi d’uso implementabili con DocHub

DocLife e DocHub rappresentano una piattaforma digitale completa: DocLife è il sistema di back end per gli utenti aziendali, mentre DocHub è il portale di front end per i soggetti esterni. 

Con questa architettura i bisogni e i casi d’uso che DocHub riesce a coprire sono molto diversi tra di loro e le soluzioni offerte sono tutte orientate all’ottimizzazione, permettendo all’azienda di minimizzare il dispendio di risorse ed evitare l’uso di strumenti informatici non interconnessi o non integrati tra di loro. 

Portale fornitori 

DocHub rappresenta uno strumento smart per evitare al personale dell’azienda di interagire con i fornitori via email o via posta cartacea, ovvero attraverso strumenti non integrati e molto dispersivi in termini di reperibilità e accesso all’informazione.  

DocHub può essere configurato come un portale fornitori versatile ed adattabile alle necessità aziendali.

• Può essere personalizzato a livello grafico in modo da coordinarsi perfettamente con la brand identity dell’azienda.
• Può curare l’intero processo di qualifica e accreditamento dei fornitori, permettendo loro di caricare documenti e informazioni e all’azienda di verificare costantemente lo stato di avanzamento di ogni fornitore tramite un cruscotto di checklist.
• Può curare la gestione di scadenze legate ai documenti caricati dai fornitori, tramite uno specifico sistema di alert e solleciti che facilita il lavoro quotidiano di tutte le persone coinvolte.
• Permette ai fornitori di caricare le offerte relative ai prodotti/servizi venduti e all’azienda di comunicare l’esito di una trattativa. Infine può fornire all’azienda strumenti di reportistica per la valutazione dei fornitori.   

Portale clienti

Come Portale clienti DocHub permette di velocizzare, controllare e dematerializzare tutti i processi di condivisione documentale con i clienti. 

• Personalizzazione rispondente alla brand identity aziendale. DocHub permette di pubblicare tutti i documenti che l’azienda deve condividere con i propri clienti: fatture, ordini, documenti di trasporto, schede prodotti, manualistica, garanzie, rapporti di intervento, ecc. É uno strumento adatto a qualsiasi business: manifatturiero, servizi, settore logistico, settore assicurativo, banking e molti altri. 
• Condivisione che può avvenire secondo regole di temporizzazione ben precise, specificando su quali documenti è necessaria da parte dei clienti una presa visione per accettazione (Read&Sign), basata sulla firma elettronica semplice.

Gestione filiali, rete vendita, franchising

Un altro ambito di applicazione di DocHub è quello relativo alla diffusione di documenti da un centro (l’azienda) ad una “periferia”, che può essere rappresentata da diversi interlocutori come: filiali di una rete di franchising, agenti di vendita, filiali aziendali. 

In questo ambito DocHub diventa un portale corporate dove vengono caricati tutti i documenti di interesse per i diversi destinatari: listini prezzi, brochure, cataloghi, manualistica dei prodotti/servizi, ecc. 

Intranet documentale aziendale 

Come sistema di intranet documentale DocHub viene utilizzato in aziende con elevato numero di dipendenti e permette di gestire flussi documentali tipicamente legati all’area delle Risorse umane e delle comunicazioni aziendali. 

DocHub in questa configurazione diventa una vera e propria “bacheca virtuale” per pubblicare documenti come cedolini, circolari aziendali, comunicazioni ricorrenti, ecc. 

Inoltre i dipendenti hanno a disposizione un cruscotto dedicato per gestire specifici processi: richiesta ferie e permessi, autorizzazioni alle trasferte, caricamento giustificativi e gestione della nota spese… Tutti flussi documentali indirizzati ai supervisori che potranno tenere traccia delle varie richieste e smarcarle in un ambiente completamente digitale. 

DocHub e il circolo virtuoso della dematerializzazione dei processi 

DocLife e DocHub permettono quindi di innescare un vero e proprio circolo virtuoso della dematerializzazione. Partendo dall’azienda, l’uso del digitale viene promosso verso l’esterno e i soggetti a cui è rivolto possono beneficiare dell’utilizzo di supporti digitali, evitando la carta o il ricorso a numerose email.