I software di gestione documentale e workflow management (come il nostro DocLife!) rappresentano ormai un asset imprescindibile per le aziende che vogliono fare della dematerializzazione dei processi un “must” da abbinare al proprio business. 

L’integrazione dell’intelligenza artificiale (“IA” o “AI”) nei software di gestione documentale rappresenta un’ulteriore evoluzione tecnologica nella direzione di contenere ancora di più tutti i costi e i tempi che derivano dai processi documentali aziendali.  

Questo perché l’IA offre numerosi vantaggi in tutta la “filiera documentale”: dall’automazione quasi totale delle attività ripetitive, all’aumento della precisione nella gestione dei dati, fino all’incremento della sicurezza delle informazioni. 

Se guardiamo ai trend di evoluzione delle tecnologie di intelligenza artificiale e pensiamo a tutti i possibili ambiti di applicazione nel mondo della gestione documentale e dei processi, il futuro per le aziende è sicuramente sempre più “auto-magico”.

I primi 5 campi (+1) di applicazione dell’AI nel documentale

Abbiamo individuato cinque ambiti di applicazione per provare a spiegare in che modo l’intelligenza artificiale potrà accompagnare le aziende in un percorso verso una vera e propria “intelligenza documentale”.

1. Classificazione di documenti e informazioni

• Classificazione automatica: gli algoritmi di machine learning possono analizzare e classificare automaticamente i documenti in base al loro contenuto (strutturato e destrutturato), riducendo il lavoro manuale e minimizzando gli errori da parte degli utenti.

• Estrazione dei dati: l’IA può identificare ed estrarre informazioni rilevanti da documenti, come fatture, contratti e report, migliorando l’efficienza e l’accuratezza dei dati raccolti

2. Analisi semantica e comprensione del linguaggio naturale (NLP)

• Ricerca Intelligente: interagendo tramite chatbot e utilizzando tecniche di NLP, l’IA può comprendere le query degli utenti in linguaggio naturale e fornire risultati di ricerca sui documenti molto più pertinenti

• Riconoscimento dei contesti: l’IA può analizzare il contesto di un documento per fornire suggerimenti e relazioni con altri documenti simili, velocizzando l’accesso al patrimonio informativo aziendale

3. Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) avanzato

• Acquisizione digitale dei documenti: le tecnologie OCR potenziate dall’IA sono in grado di convertire documenti cartacei in formati digitali, riconoscendo testo, immagini e altri elementi con elevata precisione

• Indicizzazione dei contenuti: una volta digitalizzati, i documenti possono essere indicizzati automaticamente, facilitando la ricerca e il recupero delle informazioni

4. Gestione della sicurezza e della conformità

• Rilevamento di minacce: gli algoritmi di IA possono monitorare i documenti per individuare attività sospette o accessi non autorizzati, migliorando la sicurezza delle informazioni e la loro corretta fruizione

• Gestione della conformità: L’IA può aiutare le organizzazioni a rispettare le normative di settore, identificando e segnalando automaticamente eventuali violazioni di conformità nei documenti

5. Automazione dei processi e workflow digitali

• Processi di approvazione: l’IA può automatizzare tutti i flussi di lavoro relativi all’approvazione dei documenti, inviando notifiche e aggiornamenti in tempo reale ai responsabili

• Monitoraggio e reporting: gli strumenti di gestione documentale basati sull’IA possono monitorare lo stato dei documenti e generare report dettagliati sulle attività svolte

5 (+1). Apprendimento continuo

• Feedback e miglioramento: gli algoritmi di IA possono apprendere continuamente dai feedback degli utenti, migliorando le loro capacità di classificazione, estrazione e ricerca nel tempo

• Adattabilità: l’IA può adattarsi ai cambiamenti nelle esigenze aziendali e nelle normative, offrendo soluzioni flessibili e scalabili per la gestione documentale

Conclusioni

Possiamo quindi concludere che l’adozione dell’IA nei processi documentali non è solo un miglioramento tecnologico, ma una necessità strategica per le organizzazioni moderne. 

Offre vantaggi competitivi significativi e facilmente misurabili, garantendo alle organizzazioni che adottano queste tecnologie un migliore approccio alle “sfide documentali” offerte dal futuro. 

E con DocLife? Anche DocLife sfrutta i plus dell’intelligenza artificiale, in particolare applicate alle attività di classificazione dei documenti ed estrazione delle informazioni… 

Stay Tuned per tutti i prossimi aggiornamenti!