L’automazione e la digitalizzazione dei processi di firma rivolti a soggetti esterni all’azienda sono ancora poco esplorati dal business. Le ragioni riguardano sia aspetti di change management, sia motivi legati alla presunta mancanza di sicurezza e controllo sul processo. 

In realtà esistono da molto tempo soluzioni digitali per far firmare documenti a soggetti che non appartengo all’azienda, in massima sicurezza e rapidità. 

DocLife, con il modulo EasySign permette di inviare documenti digitali in modo rapido, consentendo a terzi di firmarli direttamente online, con un processo semplice, conforme alla normativa e in totale sicurezza.   

Casi d’uso e ambiti di applicazione

I processi di firma verso utenti esterni sono applicati in vari casi d’uso e EasySign può essere un valido alleato di altrettanti reparti aziendali.  

Alcuni esempi di applicazione sono:

• Reparto Risorse umane: l’onboarding dei dipendenti è uno dei processi che può sfruttare le funzionalità di firma per utenti esterni. DocLife e EasySign permettono infatti di inviare i contratti ai dipendenti in assunzione, anche a distanza e senza l’uso di documenti cartacei 
• Reparto commerciale: i commerciali possono usare DocLife e EasySign per preparare e inviare i preventivi ai propri clienti, ottenendo la firma in digitale e l’archiviazione diretta all’interno del “Fascicolo cliente”. In questo modo si evitano pesanti scambi via email che non permettono di tracciare completamente il processo di acquisto 
• Ufficio legale: la firma dei contratti, degli NdA, di condizioni generali, ecc. sono i tipici documenti che i Legal inviano a clienti, fornitori, partner e altri stakeholder. DocLife e EasySign offrono funzionalità sia per la generazione del documento, sia per l’invio e la presa visione tramite firma elettronica semplice 
• Ufficio acquisti: le conferme degli ordini possono essere inviate in digitale senza passare dall’email e ottenendo un’archiviazione diretta del documento firmato all’interno del “Fascicolo fornitore” o del “Fascicolo commessa”, a seconda delle modalità di organizzazione documentale.

Come funziona EasySign

Dalla preparazione del documento… 

DocLife con EasySign combina funzionalità di gestione documentale e funzionalità di firma, garantendo un totale controllo del processo e l’uso di strumenti esclusivamente digitali.  

Per iniziare, è necessario accedere a DocLife con le proprie credenziali; una volta effettuato l’accesso, il primo passo consiste nel gestire il documento che si desidera far firmare. Gli step che è possibile fare totalmente in digitale sono:  

• Preparazione del documento, generato direttamente in DocLife grazie ai template automatici associati a specifiche tipologie documentali  

• Modifica del documento online dentro DocLife, grazie alle funzionalità di Only Office, oppure con Office o Google grazie alle integrazioni con tali strumenti  

• Approvazione del documento tramite workflow digitale, nel caso in cui ci sia la necessità di un iter interno 

• Apposizione dei punti firma per facilitare la firma dell’utente esterno, attraverso dei placeholder posizionati nel documento  

• Firma del documento tramite firma digitale remota, se si intende dare una maggiore sicurezza e validità legale al documento  

• Invio del documento all’utente esterno che dovrà firmarlo.